Майже 28 тисяч файлів із 36-ти архівних справ з початку року оцифрували співробітники Житомирського обласного архіву.
За словами директора Ігоря Слобожана, нині документи оцифровують за допомогою двох спеціалізованих архівних безконтактних сканерів.
Ігор Слобожан розповів, що в першу чергу оцифровують ті справи, якими найчастіше користуються.
“Оцифрована справа не видається з архівосховища, а видається лише в електронному варіанті навіть працівникам архіву, – каже Ігор Слобожан, – тому що справі може бути 200, 300 років, а якщо постійно видавати оригінали, то це впливає на їхній стан”.
Співробітниця обласного архіву Алла Ковальчук розповіла, що оцифрування документів здійснюють і на індивідуальне замовлення:
“Ось тут представлені книжки, які ми замовляємо відповідно до запиту, який нам надходить або електронною поштою, або тут люди замовляють. Ми замовляємо ці справи, їх переглядають, чи вони в задовільному стані, чи вони не розірвані, чи вони пронумеровані. І тоді ми вже рахуємо, відповідно до запиту, кількість сторінок і віддаємо на оцифрування”.
У Житомирському обласному архіві – 1,5 мільйони справ, з них оцифровано більше 3-х тисяч. Ігор Слобожан поінформував, що у відкритому доступі на офіційному сайті установи розмістили 1300 справ:
“На офіційному сайті архіву в меню є рубрика – “Фонд користування”. В цій рубриці є інструкція щодо перегляду та завантаження фонду користування, а також розміщено перелік фондів, в яких вже є завантажені та оцифровані справи. Вони активні. Дивимося опис, переходимо на справи і завантажуємо ту з них, яка цікавить користувача”.
Ганна Бронецька пояснила процес оцифровування архівних документів:
“Сканування відбувається за допомогою безконтактного сканера, який не шкодить архівним документам. При скануванні справа викладається, вноситься в програму назва фонду, опис до справи, вибирається область сканування, після чого сканується, а потім перевіряється. Файли не потребують обробки після сканування”.
У Житомирському обласному архіві оцифровують документи за допомогою безконтактних сканерів.
Ігор Слобожан зазначив, що раніше оцифровували за допомогою простих цифрових фотоапаратів старого зразка, і процес оцифровки займав багато часу, а якість сканкопій була не зовсім задовільною.
Тетяна Іванцова працює в обласному архіві майже 4 роки. Вона починала оцифровувати документи за допомогою фотоапарата. Розповіла, що після придбання сканера робота пришвидшилася:
“Зараз набагато легше, тому що скануються відразу дві сторінки, а на старій техниці потрібно було вибирати сторінки, окремо кожну сторінку, зворот теж окремо. На новій техниці все набагато зручніше і швидше оцифровується”.
Тетяна Іванцова каже, що швидкість оцифрування залежить від обсягу і стану справи:
“На одну справу може піти день, щоб її зробити. Потім її потрібно перевірити, щоб все збігалося, щоб все було правильно, щоб ніде не пропустити аркуш”.
